因為有很多標簽，它必須要求能夠禁得起時間考驗、長期不變型、文字必須長期保存、不能退色、不能因為接觸溶劑就磨損、不能因為溫度較高就變形變色等等，于是有必要采用一種特殊材質的打印介質及打印材料來保證這些特性，一般的噴墨打印技術無法達到，激光打印也無法達成，而針打的效果與原始設計也不能符合要求，于是有了熱轉印技術的出現。熱轉印技術，簡單的說，就是利用專門的碳帶，透過類似傳真機打印頭的工作原理，將碳帶上的碳粉涂層經過加熱的方式，轉印到紙張或其他種類的材質上，由于碳帶上的涂層物質可以根據需要來選擇，產生較強的附著力，加上打印介質的選擇，更能保證打印出來的字跡不受到外界的影響。而這個加熱的過程，如何加熱，則可以交給電腦來控制，由于已經開發出來各種專門用來打印標簽的軟件，所以，對于使用者來說，可說是非常的方便，特別是一般標簽都要產生條碼，條碼符號的產生因此也成了這類軟件的必備工具。